Boa parte do patrimônio de um hotel ou pousada está hospedada em seu estoque. Do enxoval aos itens do frigobar, tratam-se de mercadorias que significam investimento e que refletem a própria identidade da hospedagem. Por isso, fazer o inventário do estoque é fundamental para ter controle sobre os bens, economizar com perdas, minimizar gastos e otimizar o atendimento aos hóspedes.
O inventário permite que o hotel saiba, de forma prática e rápida, quais produtos exatamente dispõe, em quais quantidades e onde estão armazenados. A organização das informações do estoque traz benefícios para a saúde financeira do negócio e colabora para a satisfação dos clientes. Mas como fazer o inventário? Por onde começar? Vamos esclarecer estas e outras dúvidas neste artigo.
Acompanhe!
O que é um inventário de estoque?
Primeiro, é importante definir o que é um inventário de estoque para que ele possa ser praticado de forma adequada. Assim, o inventário de estoque trata-se de um processo que tem como objetivo identificar, classificar e contabilizar os produtos disponíveis em seu hotel.
Por meio dessa atividade, os responsáveis pela gestão do estabelecimento têm uma visão mais clara do seu espectro de itens e podem checar, sempre que preciso, quais produtos podem ser ofertados, quais estão parados, ultrapassados ou com pouca demanda e, ainda, quais estão com avarias e precisam ser trocados ou reparados.
O inventário de estoque é uma proteção aos pertences do hotel que permite também o controle da entrada e saída de produtos e a checagem das informações nos sistemas de informações e registros.
Quais os tipos de inventários?
Agora, vamos aos tipos possíveis de inventários de estoque para você aplicar no seu hotel ou pousada. Temos três:
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Rotativo
neste tipo, a frequência da contagem do estoque é pré-definida – mensal, quinzenal, semanal ou diária. Esse formato, geralmente, é aplicado em estabelecimentos com grande giro de produtos.
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Periódico
aqui, aos produtos são contados no final de um determinado período. O principal objetivo é a atualização das informações no sistema de estoque, a correção de eventuais falhas e a obtenção de demonstrativos financeiros detalhados.
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Inventário Geral
normalmente, para a realização do inventário geral, é necessária a interrupção das atividades do estabelecimento, pois trata-se da contagem de todos os estoques do hotel – enxoval, alimentos, bebidas, utensílios, móveis, etc -, comparando o físico com o registrado.
O inventário geral não é requisito legal, no entanto, é uma exigência dos acionistas e contadores da empresa.
O que o hotel perde com a falta de um inventário do estoque?
A falta de um inventário de estoque significa perdas. O não controle sobre os bens do hotel ou pousada e a ausência de checagem frequente dos produtos oferecidos trazem prejuízos financeiros e geram insatisfação.
Segundo a Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (Abrappe), toda e qualquer perda no varejo ou na indústria, do furto ao produto com validade próxima do vencimento ou danificado, causa um impacto negativo no resultado do negócio.
O reflexo direto é a redução do lucro e da rentabilidade. Por isso, o controle do estoque se traduz, de forma significativa, na prevenção de perdas, na melhoria da rentabilidade e na proteção do caixa.
Veja quais problemas a falta de um inventário pode causar no seu hotel:
- prejuízos (em razão da data de validade de produtos, principalmente alimentícios);
- falta de produtos para que as operações e os serviços funcionem corretamente;
- aumento de extravios e roubos de itens do estoque;
- excesso de materiais (afeta o fluxo de caixa e gera desperdícios);
- vulnerabilidade dos produtos (risco de serem perdidos ou danificados);
- insatisfação dos hóspedes (a falta ou dificuldade de acesso aos itens desejados pode afetar a experiência durante a estadia).
Como montar um inventário do estoque: 5 dicas
1. Escolha o tipo de inventário
Rotativo, periódico ou geral. Lembre-se sempre de considerar a dinâmica do seu hotel e cumprir a frequência determinada pelo modelo escolhido;
2. Escolha qual dia será realizado
De preferência, escolha uma data com menos movimento no hotel, informe a equipe e sinalize que, durante a contagem, é importante que nenhuma movimentação seja feita para garantir o sucesso do procedimento e seus resultados;
3. Defina uma pessoa responsável
Em um hotel, muitas pessoas têm acesso ao estoque, então, definir um profissional ou uma equipe responsável por gerenciar e controlar os itens na hotelaria é fundamental.
É importante também que o time receba treinamento e esteja atualizado e capacitado para uso das ferramentas tecnológicas e digitais dos sistemas.
4. Organize os itens por categoria
A organização dos produtos em categorias específicas facilita o acompanhamento do uso dos itens. Essa ação deixa mais claro o que precisa ser comprado, trocado ou não. Veja alguns exemplos:
- itens por áreas
- Cozinha;
- Escritório;
- Recepção;
- Quartos/amenities
- Limpeza;
- Móveis.
- por tipos de produto:
- Alimentos e bebidas para os frigobares;
- Ingredientes para cozinha;
- Papelaria para recepção;
- Papelaria para escritório;
- Enxoval para acomodações;
- Mobiliário recepção;
- Mobiliário quarto.
Além dessa separação por categorias, coloque os itens do estoque em prateleiras e armários. A arrumação facilita que os artigos sejam encontrados rapidamente quando solicitados.
5. Inicie a contagem e conte com a tecnologia
Cada um dos itens deve ser contado e suas unidades somadas. A dica é sempre fazer uma recontagem para confirmar os números.
O processo pode ser feito de forma manual, dependendo do porte do seu hotel ou pousada. Mas uma ajuda da tecnologia é sempre bem-vinda. Há no mercado diversos softwares de gestão para elaboração e controle de estoque de forma mais segura e atualizada.
Por fim, fazer e manter o inventário de estoque do seu hotel demanda tempo e dedicação e pode parecer complexo de cara. No entanto, a prática é uma estratégia essencial para a saúde financeira do negócio e para a imagem transmitida aos clientes.
Com a implementação e realização de forma regular, o inventário do estoque vai se incorporando de forma orgânica às atividades cotidianas do hotel e seus benefícios vão sendo logo percebidos.
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